Si tu te poses la question, c’est que tu as compris tu ne peux pas tout faire toute seule et c’est déjà très bien ! En tant qu’entrepreneuse, tu le sais, tu es amenée à tout faire toi même, non seulement gérer le coeur de ton activité mais aussi la communication, la création des services ou produits à vendre, la gestion des réseaux sociaux, etc…mais soyons clairs, ce n’est pas ton job de base et du coup tu n’y connais rien ou très peu. Alors bien sûr, au début tu es sur tous les fronts, tu crées tes pages de réseaux sociaux, tu publies tous les jours, tu fouines un peu partout sur Google et tu te rends vite compte qu’il te faut une stratégie de communication. Tu apprends ce qu’est un tunnel de vente mais tu ne sais pas comment en faire un, puis tu songes à créer ton site internet tout en continuant à alimenter les réseaux sociaux pour ne pas tomber aux oubliettes. Voilà que le surmenage et la panique commencent doucement à te gagner.
Passer le cap de la délégation
Si tu as encore des doutes sur le fait de déléguer, fais le point sur ta situation : Es-tu débordée malgré une bonne organisation ? As-tu des difficultés à mettre sur pied de nouveaux projets par manque de temps ? Es-tu constamment fatiguée, sur les nerfs ou d’humeur maussade ? Si tu as répondu oui à au moins une question, alors il n’y pas de doute, tu as besoin de déléguer. Pour cela, commence par lister les tâches puis hiérarchise-les selon leurs priorités ou leur urgence et enfin identifie les tâches que tu peux déléguer.
Trouver la bonne personne avec qui collaborer
Pour trouver un freelance, il y a l’embarras du choix mais pour choisir, la tâche se complique. Le défi est de trouver la personne ayant les compétences techniques et personnelles pour mener à bien la mission dans une relation harmonieuse.
Les compétences techniques
Soit faire appel à un(e) spécialiste dans un domaine, par exemple, un(e) community manager pour la gestion de tes réseaux sociaux puis un(e) web developper pour la conception et la gestion de site. Mais tu devras alors collaborer avec plusieurs personnes, ce qui risque de te prendre beaucoup de temps.
Soit tu fais appel à une assistante virtuelle, véritable couteau suisse, qui pourra intervenir sur plusieurs domaines.
Le bon feeling
Pour choisir la personne avec qui tu pourras avoir une bonne collaboration, il faut d’abord échanger avec elle, prendre le temps de découvrir son univers et être sûre de partager les mêmes valeurs. Il n’y a rien de pire qu’une première délégation ratée car vous ne partagez pas la même philosophie.
Les bases d’une bonne collaboration
Une fois la personne choisie, voici quelques règles à respecter pour que la collaboration fonctionne et perdure dans le temps :
Définir clairement la ou les mission(s)
Avant de transmettre les tâches à ton assistante, il faut clairement les définir en fonction de plusieurs aspects :
- les moyens à disposition
- les objectifs à atteindre
- les délais à respecter
- l’ordre de priorité de cette tâche
Personnellement, j’insisterais sur une deadline cohérente, évite les demandes de dernières minutes à réaliser dans un délais trop court.
Avoir confiance
La confiance est primordiale pour une bonne collaboration. Si tu doutes de son travail et que tu lui mets la pression, ton assistante risque de ne pas donner le meilleur d’elle-même. Elle connaît son métier et sait comment s’organiser. Si elle a besoin d’informations, elle saura se tourner vers toi et pourra même te conseiller. Laisse lui de l’autonomie et fais lui confiance, tu verras, elle te mettra des paillettes dans les yeux.
Avoir une communication claire
Tu dois penser à bien communiquer avec ton assistante web car plus elle aura d’informations et plus elle sera autonome et efficace. Il ne s’agit pas non plus de changer d’avis toutes les 5 minutes et de la noyer sous des demandes inconcevables. Pour t’aider, tu peux utiliser un outil de communication comme Trello pour échanger avec elle sur tes idées et suivre l’avancement du projet sans la spammer sur sa messagerie.
Un feedback pour évaluer et s’évaluer
Au terme de la mission, n’hésite pas lui faire un retour constructif sur son travail, elle saura ainsi quels sont ses points forts et ses axes d’améliorations. Elle pourra aussi partager ton avis, s’il est positif, afin de faire son auto-promotion. C’est un cadeau précieux pour toute entrepreneuse. Demande lui aussi son ressenti afin de savoir quelles ont été ses difficultés pour que tu puisses mieux déléguer sur tes prochaines collaboration et devenir LA cliente dont tout le monde rêve !
Ces astuces te permettront de déléguer sereinement et efficacement pour une collaboration positive. Mieux encore, tu pourras ainsi rester en pleine forme pour assurer sur le cœur de ton activité et ainsi développer des projets trop longtemps mis en stand by à cause du manque de temps ou d’énergie.
